6 أدوات تمكنك من ضبط ميزانية مشروعك

قد يعاني البعض من مراقبة الجانب المالي لشركته من فواتير ونفقات ومحاسبة يومية بالإضافة إلى التعامل مع مصلحة الضرائب، وقد يكلف ذلك عدم وجود وقت كافٍ للتعامل مع المنتجات وتقديم الخدمات.

ومع التقدم التكنولوجي الكبير، أصبح هناك العديد من الأدوات التي توفر الوقت لرواد الأعمال وأصحاب المشروعات الصغيرة، وتعمل على ضبط ميزانية المشروع.

وتعرض هذه المقالة 7 أدوات تمكنك من ضبط ميزانية مشروعك، وذلك على النحو التالي:

1- برامج المحاسبة

لطالما كانت QuickBooks هي المعيار الذهبي للمحاسبة التجارية الصغيرة، لكن حلول المحاسبة عبر الإنترنت مثل: Xero بدأت تظهر مؤخرًا. بغض النظر عن البرنامج الذي تختاره للمحاسبة الخاصة بك، اجعله يعمل بدلًا عنك عن طريق اختيار أداة قوية ومرنة قدر الإمكان.

يوصي دليل مشتري Business News Daily بالبحث عن هذه الميزات قبل شراء برنامج محاسبة: المهام المحاسبية الأساسية، مثل: تحرير الفواتير وتتبع النفقات وإدارة اتصال العميل / البائع ؛ أتمته دفع الفواتير والدفعات المتكررة، وإنشاء عروض الأسعار والتقديرات، وإعداد الضرائب، والوصول إلى مستخدمين متعددين، ومعالجة كشوف المرتبات، والوصول إلى الهاتف المحمول، والتكامل مع برامج مثل برامج نقاط البيع ومعالجة بطاقات الائتمان وتطبيقات Google.

أيضًا ستحتاج لبعض التدريب على استخدام البرنامج فاحرص على شراء البرامج التي تتوافر لها شروحات على الانترنت.

2- أدوات الميزانية

يعد إنشاء ميزانية واقعية – والتمسك بها – أمرًا ضروريًا لنجاح أعمالك التجارية الصغيرة. وفقًا لبرنامجك المحاسبي، قد تتمكن من إنشاء ميزانيات لعملك هناك دون الحاجة إلى أداة منفصلة. إذا كنت بحاجة إلى أداة موازنة منفصلة ومستقلة، فيجب عليك بالتأكيد تجربة PlanGuru.

3- نظام إدارة الرواتب

إدارة الرواتب تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. الرئيس التنفيذي لشركة Single Grain، إريك سيو، يوصي بأنظمة الرواتب / الموارد البشرية gusto و Zenefits لمساعدتك في تبسيط عملية كشوف المرتبات والقضاء على أوجه القصور الباهظة التكلفة.

هذه ليست سوى اثنين من العديد من أدوات إدارة كشوف المرتبات؛ في كثير من الأحيان، تتكامل هذه الأنظمة بسهولة مع أدوات المحاسبة أو الأدوات الأخرى التي تستخدمينها بالفعل.

4- إعداد الفواتير

كلما كانت عملية إعداد الفواتير أكثر سلاسة وأكثر ذكاءً، سيتم إجراء الدفعات السريعة ومعالجتها – وتزيد سرعة تدفق الأموال إلى عملك. بفضل نظام الفواتير السريع المستند إلى مجموعة النظراء جرب تطبيق FreshBooks أو Bill.com، يمكنك تقصير عملية إعداد الفواتير وحتى زيادة رضا العملاء.

من خلال تطبيق أدوات وعمليات الفوترة المرنة، ستعمل على تحسين تجارب العملاء وتقصير التأخير في حسابات القبض.

5- تحليل التدفق النقدي

قياس التدفق النقدي بدقة على أساس منتظم أمر بالغ الأهمية للحفاظ على عملك مستعدًا لأي احتمال مالي. يساعدك تحليل التدفق النقدي على التغلب على الصعاب والهبوط في رصيدك النقدي باستخدام الأنماط السابقة في البيانات للتنبؤ بمستقبلك المالي.

6- تتبع النفقات

تتكبد نفقات العمل البسيطة، مثل: الغاز والوجبات وسيارات الأجرة تكاليف عالية خفية يصعب تتبعها.

باستخدام أداة تقرير المصروفات، مثل: Expensify أو Xpenditure، يمكن للموظفين مسح الإيصالات أو إضافة مصروفات نقدية من أجهزتهم المحمولة وتحميلها؛ ثم يمكنك بسهولة استيراد المعلومات للموافقة عليها، ومراقبة الرصيد، وحساب المصروفات، والسداد.